Do que se trata o conteúdo? O artigo aborda as melhores práticas para escrever e-mails profissionais, destacando a estrutura básica (assunto, saudação, corpo e encerramento), erros comuns a evitar e estratégias avançadas para tornar as mensagens mais eficazes e bem‑recebidas.
Quais os principais assuntos?
Qual o ponto de maior atenção? A clareza e concisão do corpo do e‑mail, evitando textos extensos e repetitivos, e a escolha cuidadosa do assunto, pois ele determina se a mensagem será aberta ou ignorada.
O que podemos concluir? Escrever e-mails eficazes requer atenção aos detalhes gramaticais, ao tom e à estrutura, além de estratégias proativas para garantir respostas e manter boas relações profissionais.
Para criar um e‑mail profissional, comece com um assunto claro e atraente, seguido de uma saudação adequada. O corpo deve ser direto, com poucas linhas, focado em um objetivo específico. Finalize com um encerramento cordial que reflita sua personalidade e o nível de formalidade da relação. Evite erros comuns como omitir a Oxford comma, usar linguagem evasiva, escrever textos longos, ser excessivamente formal ou casual, repetir palavras, usar linguagem robótica ou colocar muitas exclamações. Para se destacar, mantenha um tom positivo, personalize a mensagem, faça follow‑ups no prazo adequado e use recursos visuais (negrito, listas, TL;DR) para facilitar a leitura.
O artigo “How to Write a Proper Email” de Devon Delfino, atualizado em 13 de abril de 2023, oferece um guia completo sobre a redação de e‑mails profissionais. Ele começa explicando a estrutura clássica de um e‑mail: assunto, saudação, corpo e encerramento, e enfatiza a importância de cada parte. O assunto, por exemplo, pode ser decisivo para que o destinatário abra a mensagem; por isso, recomenda‑se dedicar o dobro do tempo que se dedica ao corpo do e‑mail para criar um assunto claro e atraente.
Em seguida, o texto descreve erros comuns que prejudicam a comunicação: a falta de Oxford comma, o uso de hedging que enfraquece a mensagem, textos excessivamente longos que são ignorados, excesso de formalidade ou casualidade, clichês que cansam o leitor, repetição de palavras, linguagem robótica e uso exagerado de exclamações. Para cada erro, o autor sugere alternativas práticas, como usar a Oxford comma quando necessário, afirmar ideias com explicação, manter o texto curto, equilibrar formalidade, evitar frases feitas, revisar para eliminar repetições, escrever de forma natural e limitar exclamações.
O artigo também apresenta estratégias avançadas para elevar a qualidade dos e‑mails: manter um tom positivo, adaptar o estilo ao destinatário, personalizar mensagens em vez de usar templates genéricos, fazer follow‑ups no prazo adequado (pelo menos 24 h depois) e tornar o texto escaneável com negrito, listas e TL;DR. Essas táticas ajudam a garantir que a mensagem seja lida, compreendida e que gere respostas rápidas.
Para quem escreve textos acadêmicos e profissionais em inglês, o artigo oferece dicas valiosas: usar vocabulário preciso, evitar jargões desnecessários, manter a estrutura clara, revisar a pontuação e a gramática, e adaptar o nível de formalidade ao público. Além disso, recomenda‑se o uso de ferramentas como Grammarly para detectar erros e melhorar o tom, bem como a prática de escrever em voz ativa e usar exemplos concretos para ilustrar pontos.
1. Qual das opções NÃO é uma prática recomendada para o assunto de um e‑mail?
2. Qual é a principal razão para evitar o uso excessivo de exclamações em e‑mails profissionais?
3. Qual dos seguintes é um erro comum relacionado ao uso da Oxford comma em e‑mails corporativos?
4. De acordo com o artigo, qual é o tempo mínimo recomendado antes de enviar um e‑mail de acompanhamento após a mensagem inicial?
Como escrever um e‑mail adequado
Devon Delfino
Atualizado em 13 de abril de 2023
E‑mail
Se você é um jovem profissional em ascensão ou um gerente experiente, escrever e-mails é um aspecto vital da comunicação empresarial. E graças ao que muitas vezes é visto como os mistérios da gramática inglesa e as sutilezas da palavra escrita, pode ser uma luta diária. Isso é especialmente verdadeiro se você precisa motivar pessoas ocupadas a responder ou abordar um assunto potencialmente delicado. Para escrever um ótimo e‑mail, você precisa saber duas coisas: erros comuns a evitar e estratégias avançadas para se destacar.
Mas primeiro, você precisa saber como é um ótimo e‑mail se você vai escrever um.
Escreva e‑mails perfeitos.
Grammarly pode ajudar.
Obesidade de e‑mail.
Todos os e‑mails que você escreve têm a mesma estrutura básica: linha de assunto, saudação, corpo do e‑mail e encerramento. Mas, como em qualquer forma escrita de comunicação profissional, há uma maneira correta de fazer e padrões que devem ser seguidos. Veja como escrever um e‑mail adequado:
1. Linha de assunto
A linha de assunto pode ser a parte mais importante do e‑mail, embora muitas vezes seja negligenciada em favor do corpo do e‑mail. Mas se você estiver enviando um e‑mail frio a alguém, ou apenas estabelecendo um relacionamento profissional, sua linha de assunto pode atrair as pessoas a abrir a mensagem, bem como definir expectativas sobre o que está incluído. Por outro lado, uma linha de assunto mal elaborada ou genérica (como “Oi” ou “Você não vai querer perder isso”) pode afastar o leitor e resultar em seu e‑mail indo para a pasta de spam.
“Dedique o dobro do tempo a criar a linha de assunto correta do que ao corpo, porque se eles não abrirem o e‑mail, não importa”, diz Cole Schafer, fundador e chefe de cópia da Honey Copy.
2. Abridores
Na maioria das situações de escrita de e‑mail, você vai querer incluir uma saudação rápida para reconhecer o leitor antes de mergulhar na sua mensagem principal ou solicitação.
A exceção: Quando você está em uma cadeia de e‑mail com colegas próximos, costuma ser mais natural deixar o abridor (bem como o encerramento). Embora possa parecer um descuido no início, isso sinaliza um melhor relacionamento profissional.
3. Corpo
O corpo de um e‑mail é a carne da sua mensagem, e deve ter um objetivo claro e específico, como obter feedback sobre uma apresentação ou marcar uma reunião com um novo cliente. Deve ser conciso. Assim, as pessoas ficarão mais inclinadas a lê-lo, em vez de escaneá‑lo e correr o risco de perder informações críticas. Se você puder, reduza a mensagem a algumas frases escolhidas.
E para e‑mails que exigem mais comprimento e detalhes, mantenha o foco. “Ninguém quer receber um romance. Você quer mantê‑lo entre três, quatro ou cinco linhas de texto”, diz Schafer.
4. Encerramentos
Assim como você quer começar bem com a saudação, também quer terminar bem. Isso significa escrever um encerramento amigável. E há muitas opções para escolher.
Por exemplo, aqui estão 12 fechamentos comuns e profissionais que os usuários do Grammarly escolheram em um determinado dia:
obrigado, melhor, cumprimentos, sinceramente, cuide-se, muito obrigado, cheers, tudo de melhor, melhores desejos, respeitosamente, até logo, sinceramente seu
Você vai querer escolher um encerramento que se sinta genuíno à sua personalidade e adaptá‑lo ao relacionamento para garantir um nível apropriado de profissionalismo. Por outro lado, fechamentos comuns como “amor”, “enviado do iPhone” ou “thx” podem ser melhor deixados de fora em e‑mails profissionais.
8 erros comuns de escrita de e‑mail (e o que fazer em vez disso)
Assim como todo e‑mail é uma oportunidade de crescimento profissional, há também o potencial de cair em maus hábitos de escrita de e‑mail. Aqui estão oito erros a evitar:
1. Omitir os necessários Oxford commas
O Oxford comma pode ser polarizador quando se pensa em escrever um e‑mail adequado, dependendo do guia de estilo utilizado para comunicações profissionais em sua indústria — geralmente é ou evitado ou aclamado como uma ferramenta de esclarecimento. De qualquer forma, muitas pessoas têm opiniões fortes sobre isso. Mas deixá‑los de fora pode levar a confusão, dependendo da frase.
O que fazer em vez disso: Embora o Oxford comma possa não ser adequado em certos contextos, geralmente é uma boa ideia usá‑lo em e‑mails. Isso porque pode ajudar a economizar tempo e evitar mal‑comunicação, confusão e até problemas legais.
2. Hedging
Os usuários do Grammarly sabem que, quando se trata de hedging, é melhor omiti‑lo do que deixá‑lo, especialmente em e‑mails. E se você está preocupado em parecer grosseiro, não se preocupe: Ao contrário da crença popular, a linguagem de hedging faz você parecer menos confiante, o que pode, em última análise, minar sua escrita.
O que fazer em vez disso: Declare sua ideia ou opinião, depois explique o “porquê” por trás de seu raciocínio. Assim, você será melhor compreendido e sua genialidade pode brilhar.
3. Texto extremamente longo e/ou pouco claro
Você leria um e‑mail que tem 1.000 palavras? Provavelmente não — a maioria das pessoas faz um escaneamento de e‑mails que são longos. E se você adicionar frases difíceis de seguir ou mensagens misturadas, ao seu rascunho, você será ainda menos provável de obter uma resposta satisfatória. (Ou qualquer resposta.)
“Eu recebo um monte de e‑mails que são apenas esses blocos enormes de texto. E eu entendo por que eles fazem isso — então você tem detalhes suficientes. Mas é muito difícil de ler e eu não vou ler o todo”, diz Kat Boogaard, uma escritora freelancer baseada em Wisconsin.
O que fazer em vez disso: Mantenha‑se conciso e concentre‑se no assunto em questão. Em seguida, termine com uma chamada para ação, uma data de resposta solicitada e deixe claro que você está aberto a perguntas e acompanhamentos (se for o caso).
4. Ser muito casual (ou formal)
Dependendo de suas circunstâncias, oscilar muito para o lado casual ou formal pode ser um erro. Ser excessivamente casual é frequentemente visto como um erro de iniciante, mas linguagem rígida, formal pode também ser prejudicial à sua mensagem.
O que fazer em vez disso: Ao equilibrar o tom formal e casual, a chave é pensar sobre o relacionamento entre você e o destinatário e levar em conta as pistas sociais à medida que a comunicação evolui.
“Você quer ver o que alguém mais está fazendo e participar, jogar junto, sortear, reconhecer a forma como a comunicação evolui e as expectativas em um relacionamento evoluem”, diz Dan Post Senning, um especialista em etiqueta da Emily Post Institute.
Um dica: Enquanto GIFs e emojis podem ser ótimos para criar um senso de camaradagem entre colegas, esses podem ser vistos como excessivamente casuais em muitos contextos.
5. Clichês
Nem todos os clichês de e‑mail são pecados capitais. Certos aspectos de seus e‑mails são inevitavelmente um pouco formulaicos. Depois de tudo, a maioria dos e‑mails tem a mesma estrutura básica, e há frases que você pode usar para garantir clareza ou cobrir suas bases. Mas se você repetir frases, certifique‑se de que elas tenham um propósito claro.
Como Kiera Wright‑Ruiz, gerente de mídia social no Google’s Local Guides, diz, “Embora eu sempre repita, ‘por favor, me avise se você tiver alguma dúvida’, eu realmente quero saber se eles têm dúvidas.”
No entanto, a maioria das vezes, você vai querer editar os clichês sempre que possível, pois eles podem fazer as pessoas se afastarem. Aqui estão os sete principais a evitar:
Por favor, encontre anexado, obrigado antecipadamente, estou ansioso para ouvir, conforme nossa conversa, espero que você esteja bem, a quem possa interessar, desculpe pela resposta tardia
O que fazer em vez disso: Tente ler o rascunho para clichês, tom e voz para comunicar sua mensagem de forma mais eficaz enquanto mantém o leitor engajado. Pergunte a si mesmo: Se seu chefe (ou mãe) ler este e‑mail, você ficaria feliz com ele? Se a resposta for sim, então você está no caminho certo.
6. Repetição
As pessoas costumam repetir palavras dentro do mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases, ou simplesmente muito próximas para não passar despercebido. Embora não seja a pior ofensa, é outra coisa que pode fazer o leitor se afastar.
As palavras mais repetidas que você deve evitar:
apenas, conta, gosta, sempre, problema, informação, item, também, encontrar, apenas, tomar, mensagem, site, enviar, pedido, ainda, mesmo, data, pedido, custo, relatório
O que fazer em vez disso: Tente ler seu rascunho em voz alta, usar a função de texto‑para‑fala no seu telefone ou pedir a um colega antes de enviar. O Grammarly também pode ajudar a detectar palavras repetidas ou excessivamente usadas.
7. Linguagem robótica
O e‑mail pode ser um descendente da correspondência de correio, mas isso não significa que suas mensagens devem soar como uma versão antiga de você. Na verdade, os e‑mails devem soar como a pessoa que está escrevendo. Então usar frases que soam como algo de um romance vitoriano não é a melhor jogada se você quiser se conectar com o leitor.
“Vamos encarar: ninguém quer ler um livro de faculdade. Você quer ler um blog ou um artigo ou uma conversa real. Eles são uma pessoa, eles não são um robô. Então use linguagem que soe como algo que você diria se estivesse apenas sentado em uma cafeteria”, diz o chefe de cópia Schafer.
O que fazer em vez disso: Você pode obter um efeito mais natural fingindo que está escrevendo para um amigo ou tendo uma conversa com um conhecido amigável. Por exemplo, você provavelmente não diria algo como, “Saudações” e “Espero que o tempo esteja bom onde você está” se estivesse encontrando alguém para café. Você diria algo como, “Oi” e “Obrigado novamente pelo seu tempo.”
8. Uso excessivo de pontos de exclamação!
Entusiasmo é ótimo. Mas em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode fazer mais mal do que bem. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver formando uma nova relação ou contatando alguém fora da sua empresa. Você, afinal, é um representante do seu trabalho quando usa um endereço de e‑mail corporativo. Mas as pessoas adoram pontos de exclamação, e ainda são algo que muitas pessoas usam para transmitir um tom positivo.
Por exemplo, aqui estão as frases e palavras mais comuns que as pessoas usam com pontos de exclamação em e‑mails:
Obrigado!, Obrigado!, Tenha um ótimo fim de semana!, Bom dia!, Olá!, Saudações!, Oi!, Bom dia!, Tenha um ótimo dia!
O que fazer em vez disso: Depois de escrever seu rascunho, faça uma busca rápida por pontos de exclamação e use seu julgamento para determinar quais (se houver) manter com base no relacionamento com o destinatário. Como regra geral, tente mantê‑lo a um ou dois por e‑mail com colegas.
Próximos passos de escrita de e‑mail de nível superior
Uma vez que você tenha o formato adequado de e‑mail e saiba quais erros evitar, é hora de se concentrar em fazer seus rascunhos se destacarem da miríade de e‑mails que a maioria das pessoas recebe todos os dias. Aqui estão quatro estratégias para levar o seu e‑mail ao próximo nível:
Pense positivo
Enviar um e‑mail que seja remotamente negativo, ou até neutro, pode colocá‑lo em uma posição complicada. E como qualquer comunicação escrita, pode haver espaço para interpretação.
“Na ausência de outras informações, nossa interpretação costuma ser negativa”, explica o especialista em etiqueta de comunicação Post Senning. “Quando você está falando sobre comunicação negativa, você está [faltando] a informação que é tom de voz, o brilho no olho, o bom humor que você pretende algo com ou mesmo o cuidado genuíno com o qual você está oferecendo crítica. Então seja muito cuidadoso. Quando algo parece negativo para você, provavelmente aparece ainda mais negativo para alguém.”
Alcance o tom certo
Você não gostaria de receber um e‑mail que leia, “Caro [cliente],” ou que mencione seu trabalho em relações públicas quando você está realmente em vendas, porque isso mostraria imediatamente que o remetente está enviando um e‑mail em massa ou que não fez a pesquisa adequada e encontrou o contato certo. Da mesma forma, você vai querer garantir que cada e‑mail que você enviar tenha um tom que seja elaborado especificamente para o destinatário, e que você esteja enviando para a pessoa certa.
Portanto, embora seja tentador usar modelos, é importante personalizá‑lo e ter em mente o estilo de comunicação do destinatário antes de enviar. Para conseguir isso, uma pesquisa rápida no Google ou uma olhada no LinkedIn ou Twitter do destinatário pode fazer maravilhas.
Antes de enviar, tente colocar-se no lugar do destinatário para uma verificação de tom e conteúdo. E se você tiver dificuldade em ler seu próprio tom em e‑mail, o detector de tom do Grammarly pode ajudá‑lo a determinar como você soa para o destinatário.
Follow up — no tempo certo
Se você está enviando um e‑mail, provavelmente está procurando uma resposta em tempo hábil. Mas com as grandes quantidades de e‑mails que a maioria das pessoas filtra a cada dia, as coisas podem acabar se perdendo. Como regra geral, uma mensagem de acompanhamento nunca deve chegar menos de vinte‑quatro horas depois do e‑mail inicial.
Em outras palavras: Não seja a pessoa que envia um pedido de acompanhamento duas horas depois de enviar. Em casos extremos, esse tipo de comportamento pode até bloqueá‑lo. “Quando você leva mais tempo e realmente se importa com a pessoa do outro lado do e‑mail, você verá uma taxa de resposta muito maior. Eu tive que aprender isso da maneira difícil”, diz o chefe de cópia Schafer.
Facilite a leitura
A maioria das mensagens que você enviará provavelmente será curta, o que é ótimo para respostas rápidas e para fazer as coisas. Mas para e‑mails mais longos, a escaneabilidade é o nome do jogo. Isso é quando coisas como fonte em negrito, listas, frases sublinhadas e uma seção TL;DR (tudo muito longo, não li) entram em ação.
Existem muitos fatores a serem considerados ao compor um e‑mail, e há uma margem ampla de erro. Mas, no fim das contas, não se trata de perfeição. Trata‑se de comunicação eficaz.
Uma dica: O escritor freelancer Boogaard diz que a pressão de ser um comunicador perfeito com um vocabulário enorme e sentenças perfeitamente estruturadas não é sempre o caso. Afinal, são apenas duas pessoas se comunicando.
Ferramentas de escrita de e‑mail
O escritor freelancer Boogaard diz que a pressão de ser um comunicador perfeito com um vocabulário enorme e sentenças perfeitamente estruturadas não é sempre o caso. Afinal, são apenas duas pessoas se comunicando.